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ERP初階:ERP的主要功能模塊簡介

對于ERP原理的初步了解是我們認識ERP的基礎,接下來,為了使大家對ERP產品有一個感性的認識,我們就要從它的功能上再給予進一步的介紹。

  以往我們總是以某個產品為背景來介紹ERP系統,但是由于各個廠家產品的風格與側重點不盡相同,因而其ERP產品的模塊結構也相差較大。對于初次了解ERP的讀者來說,有時可能會覺得弄不清到底哪個才是真正的ERP系統。所以,在這里,我們想撇開實際的產品,從企業的角度來簡單描述一下ERP系統的功能結構,即ERP能夠為企業做什么。它的模塊功能到底包含哪些內容,這才是我們敘述的重點。

  ERP是將企業所有資源進行整合集成管理,簡單的說是將企業的三大流:物流,資金流,信息流進行全面一體化管理的管理信息系統。它的功能模塊以不同于以往的MRP或MRPII的模塊,它不僅可用于生產企業的管理,而且在許多其它類型的企業如一些非生產,公益事業的企業也可導入ERP系統進行資源計劃和管理。這里我們將仍然以典型的生產企業為例子來介紹ERP的功能模塊。

  在企業中,一般的管理主要包括三方面的內容:生產控制(計劃、制造)、物流管理(分銷、采購、庫存管理)和財務管理(會計核算、財務管理)。這三大系統本身就是集成體,它們互相之間有相應的接口,能夠很好的整合在一起來對企業進行管理。另外,要特別一提的是,隨著企業對人力資源管理重視的加強,已經有越來越多的ERP廠商將人力資源管理納入了ERP系統的一個重要組成部分,對這一功能,我們也會進行一下簡要的介紹。

  財務管理模塊 
 
  企業中,清晰分明的財務管理是極其重要的。所以,在ERP整個方案中它是不可或缺的一部分。ERP中的財務模塊與一般的財務軟件不同,作為ERP系統中的一部分,它和系統的其它模塊有相應的接口,能夠相互集成,比如:它可將由生產活動、采購活動輸入的信息自動計入財務模塊生成總賬、會計報表,取消了輸入憑證繁瑣的過程,幾乎完全替代以往傳統的手工操作。一般的ERP軟件的財務部分分為會計核算與財務管理兩大塊。

  一、會計核算

  會計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業經濟活動中的變動過程及其結果。它由總賬、應收賬、應付帳、現金、固定資產、多幣制等部分構成。

  1總帳模塊 
  它的功能是處理記賬憑證輸入、登記,輸出日記賬、一般明細賬及總分類賬,編制主要會計報表。它是整個會計核算的核心,應收帳、應付帳、固定資產核算、現金管理、工資核算、多幣制等各模塊都以其為中心來互相信息傳遞。

  2應收帳模塊 
  是指企業應收的由于商品賒欠而產生的正常客戶欠款帳。它包括發票管理、客戶管理、付款管理、帳齡分析等功能。 
它和客戶訂單、發票處理業務相聯系,同時將各項事件自動生成記賬憑證,導入總賬。

  3應付帳模塊 
  會計里的應付帳是企業應付購貨款等帳,它包括了發票管理、供應商管理、支票管理、帳齡分析等。它能夠和采購模塊、庫存模塊完全集成以替代過去繁瑣的手工操作。

  4現金管理模塊 
  它主要是對現金流入流出的控制以及零用現金及銀行存款的核算。它包括了對硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理。在ERP中提供了票據維護、票據打印、付款維護、銀行清單打印、付款查詢、銀行查詢和支票查詢等和現金有關的功能。 
  此外,它還和應收帳、應付帳、總賬等模塊集成,自動產生憑證,過入總賬。

  5固定資產核算模塊 
  即完成對固定資產的增減變動以及折舊有關基金計提和分配的核算工作。它能夠幫助管理者對目前固定資產的現狀有所了解,并能通過該模塊提供的各種方法來管理資產,以及進行相應的會計處理。 
它的具體功能有:登錄固定資產卡片和明細賬,計算折舊,編制報表,以及自動編制轉賬憑證,并轉入總賬。它和應付帳、成本、總賬模塊集成。

  6多幣制模塊 
  這是為了適應當今企業的國際化經營,對外幣結算業務的要求增多而產生的。多幣制將企業整個財務系統的各項功能以各種幣制來表示和結算,且客戶訂單、庫存管理及采購管理等也能使用多幣制進行交易管理。 
多幣制和應收帳、應付帳、總帳、客戶訂單、采購等各模塊都有接口,可自動生成所需數據。

  7工資核算模塊 
  自動進行企業員工的工資結算、分配、核算以及各項相關經費的計提。它能夠登錄工資、打印工資清單及各類匯總報表,計算計提各項與工資有關的費用,自動做出憑證,導入總賬。這一模塊是和總帳,成本模塊集成的。

  8成本模塊 
  它將依據產品結構、工作中心、工序、采購等信息進行產品的各種成本的計算,以便進行成本分析和規劃。還能用標準成本或平均成本法按地點維護成本。

  二、財務管理

  財務管理的功能主要是基于會計核算的數據,再加以分析,從而進行相應的預測,管理和控制活動。它側重于財務計劃、控制、分析和預測:

  財務計劃:根據前期財務分析做出下期的財務計劃、預算等。 
  財務分析:提供查詢功能和通過用戶定義的差異數據的圖形顯示進行財務績效評估,帳戶分析等。 
  財務決策:財務管理的核心部分,中心內容是作出有關資金的決策,包括資金籌集、投放及資金管理。

  生產控制管理模塊

  這一部分是ERP系統的核心所在,它將企業的整個生產過程有機的結合在一起,使得企業能夠有效的降低庫存,提高效率。同時各個原本分散的生產流程的自動連接,也使得生產流程能夠前后連貫的進行,而不會出現生產脫節,耽誤生產交貨時間。 
  生產控制管理是一個以計劃為導向的先進的生產、管理方法。首先,企業確定它的一個總生產計劃,再經過系統層層細分后,下達到各部門去執行。即生產部門以此生產,采購部門按此采購等等。

  1主生產計劃 
  它是根據生產計劃、預測和客戶訂單的輸入來安排將來的各周期中提供的產品種類和數量,它將生產計劃轉為產品計劃,在平衡了物料和能力的需要后,精確到時間、數量的詳細的進度計劃。是企業在一段時期內的總活動的安排,是一個穩定的計劃,是以生產計劃、實際訂單和對歷史銷售分析得來的預測產生的。

  2物料需求計劃 
  在主生產計劃決定生產多少最終產品后,再根據物料清單,把整個企業要生產的產品的數量轉變為所需生產的零部件的數量,并對照現有的庫存量,可得到還需加工多少,采購多少的最終數量。這才是整個部門真正依照的計劃。

  3能力需求計劃 
  它是在得出初步的物料需求計劃之后,將所有工作中心的總工作負荷,在與工作中心的能力平衡后產生的詳細工作計劃,用以確定生成的物料需求計劃是否是企業生產能力上可行的需求計劃。能力需求計劃是一種短期的、當前實際應用的計劃。

  4車間控制 
  這是隨時間變化的動態作業計劃,是將作業分配到具體各個車間,再進行作業排序、作業管理、作業監控。

  5制造標準 
  在編制計劃中需要許多生產基本信息,這些基本信息就是制造標準,包括零件、產品結構、工序和工作中心,都用唯一的代碼在計算機中識別。

  a零件代碼,對物料資源的管理,對每種物料給予唯一的代碼識別。 
  b物料清單,定義產品結構的技術文件,用來編制各種計劃。 
  c工序,描述加工步驟及制造和裝配產品的操作順序。它包含加工工序順序,指明各道工序的加工設備及所需要的額定工時和工資等級等。 
  d工作中心,使用相同或相似工序的設備和勞動力組成的,從事生產進度安排、核算能力、計算成本的基本單位。

  物流管理

  一、分銷管理

  銷售的管理是從產品的銷售計劃開始,對其銷售產品、銷售地區、銷售客戶各種信息的管理和統計,并可對銷售數量、金額、利潤、績效、客戶服務做出全面的分析,這樣在分銷管理模塊中大致有三方面的功能。

  1對于客戶信息的管理和服務 
  它能建立一個客戶信息檔案,對其進行分類管理,進而對其進行針對性的客戶服務,以達到最高效率的保留老客戶、爭取新客戶。在這里,要特別提到的就是最近新出現的CRM軟件,即客戶關系管理,ERP與它的結合必將大大增加企業的效益。

  2對于銷售訂單的管理 
  銷售訂單是ERP的入口,所有的生產計劃都是根據它下達并進行排產的。而銷售訂單的管理是貫穿了產品生產的整個流程。它包括:

  a客戶信用審核及查詢(客戶信用分級,來審核訂單交易)。 
  b產品庫存查詢(決定是否要延期交貨、分批發貨或用代用品發貨等)。 
  c產品報價(為客戶作不同產品的報價)。 
  d訂單輸入、變更及跟蹤(訂單輸入后,變更的修正,及訂單的跟蹤分析)。 
  e交貨期的確認及交貨處理(決定交貨期和發貨事物安排)。

  3對于銷售的統計與分析 
  這時系統根據銷售訂單的完成情況,依據各種指標做出統計,比如客戶分類統計,銷售代理分類統計等等,再就這些統計結果來對企業實際銷售效果進行評價:

  a銷售統計(根據銷售形式、產品、代理商、地區、銷售人員、金額、數量來分別進行統計)。 
  b銷售分析(包括對比目標、同期比較和訂貨發貨分析,來從數量、金額、利潤及績效等方面作相應的分析)。 
  c客戶服務(客戶投訴紀錄,原因分析)。

  二、庫存控制

  用來控制存儲物料的數量,以保證穩定的物流支持正常的生產,但又最小限度的占用資本。它是一種相關的、動態的、及真實的庫存控制系統。它能夠結合、滿足相關部門的需求,隨時間變化動態地調整庫存,精確的反映庫存現狀。這一系統的功能又涉及:

  a為所有的物料建立庫存,決定何時定貨采購,同時作為交與采購部門采購、生產部門作生產計劃的依據。 
  b收到訂購物料,經過質量檢驗入庫,生產的產品也同樣要經過檢驗入庫。 
  c收發料的日常業務處理工作。

  三、采購管理

  確定合理的定貨量、優秀的供應商和保持最佳的安全儲備。能夠隨時提供定購、驗收的信息,跟蹤和催促對外購或委外加工的物料,保證貨物及時到達。建立供應商的檔案,用最新的成本信息來調整庫存的成本。具體有:

  a供應商信息查詢(查詢供應商的能力、信譽等)。 
  b催貨(對外購或委外加工的物料進行跟催)。 
  c采購與委外加工統計(統計、建立檔案,計算成本)。 
  d價格分析(對原料價格分析,調整庫存成本)。

  人力資源管理模塊

  以往的ERP系統基本上都是以生產制造及銷售過程(供應鏈)為中心的。因此,長期以來一直把與制造資源有關的資源作為企業的核心資源來進行管理。但近年來,企業內部的人力資源,開始越來越受到企業的關注,被視為企業的資源之本。在這種情況下,人力資源管理,作為一個獨立的模塊,被加入到了ERP的系統中來,和ERP中的財務、生產系統組成了一個高效的、具有高度集成性的企業資源系統。它與傳統方式下的人事管理有著根本的不同。

  一、人力資源規劃的輔助決策

  對于企業人員、組織結構編制的多種方案,進行模擬比較和運行分析,并輔之以圖形的直觀評估,輔助管理者做出最終決策。

  制定職務模型,包括職位要求、升遷路徑和培訓計劃,根據擔任該職位員工的資格和條件,系統會提出針對本員工的一系列培訓建議,一旦機構改組或職位變動,系統會提出一系列的職位變動或升遷建議。

  進行人員成本分析,可以對過去、現在、將來的人員成本作出分析及預測,并通過ERP集成環境,為企業成本分析提供依據。

  二、招聘管理

  人才是企業最重要的資源。優秀的人才才能保證企業持久的競爭力。招聘系統一般從以下幾個方面提供支持:

  a進行招聘過程的管理,優化招聘過程,減少業務工作量; 
  b對招聘的成本進行科學管理,從而降低招聘成本; 
  c為選擇聘用人員的崗位提供輔助信息,并有效地幫助企業進行人才資源的挖掘。

  三、工資核算

  a能根據公司跨地區、跨部門、跨工種的不同薪資結構及處理流程制定與之相適應的薪資核算方法。 
  b與時間管理直接集成,能夠及時更新,對員工的薪資核算動態化。 
  c回算功能。通過和其它模塊的集成,自動根據要求調整薪資結構及數據。

  四、工時管理

  a根據本國或當地的日歷,安排企業的運作時間以及勞動力的作息時間表。 
  b運用遠端考勤系統,可以將員工的實際出勤狀況記錄到主系統中,并把與員工薪資、獎金有關的時間數據導入薪資系統和成本核算中。

  五、差旅核算

  系統能夠自動控制從差旅申請,差旅批準到差旅報銷整個流程。并且通過集成環境將核算數據導進財務成本核算模塊中去。


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